Como usar o WaSpeed em agências de marketing

De tudo o que já vi no universo de marketing digital, é raro encontrar um cenário onde o WhatsApp não esteja presente. Seja para captar leads, nutrir contatos, fechar contratos ou gerir pós-venda, o aplicativo se tornou ferramenta básica para qualquer agência. Passei anos observando e testando formas de conseguir transformar o caos das mensagens em rotina organizada, segura e inteligente. Nesse contexto, nos últimos tempos, passei a estudar e a utilizar o WaSpeed para resolver alguns dos maiores problemas no dia a dia das agências.

Por que o WhatsApp virou o centro da comunicação de agências?

Primeiro, tudo começa com o comportamento do cliente brasileiro. Um estudo da Sercom publicado pelo Estadão revelou que 64% dos consumidores do Brasil preferem atendimento via aplicativos de mensagem, motivados pela rapidez, familiaridade e qualidade esperadas nas respostas (pesquisa Sercom aponta que 64% preferem atendimento digital). Pense nos seus clientes: provavelmente, muitos só respondem pelo WhatsApp.

“Se você não está no WhatsApp, não existe para boa parte do mercado.”

Além disso, segundo matéria da SumUp veiculada pela Estadao, 88% dos micro e pequenos negócios usam o WhatsApp e 93% dizem gerar parte do faturamento pelas plataformas sociais (93% dos micro e pequenos negócios ganham dinheiro nas plataformas). Este número não surpreende ninguém, mas reforça o quanto agências digitais, pequenas ou grandes, precisam colocar o WhatsApp no centro de seu processo comercial.

Os principais desafios das agências ao lidar com o WhatsApp

Em minha rotina de agência, enfrentei alguns obstáculos bem conhecidos de quem trabalha com vários clientes e dezenas de projetos simultâneos. Por isso, separei os principais desafios:

• Perda de leads por desorganização em múltiplas janelas e grupos
• Follow-up ineficaz, com contatos esquecidos ou abordados fora do tempo
• Dificuldade de registrar histórico, preferências e etapa do lead
• Atendimento lento em picos de demanda ou fora do horário comercial
• Dependência de múltiplos colaboradores acessando o mesmo número
• Pouco espaço para automação ou segmentação de mensagens

Esses problemas não apenas prejudicam o fechamento de novas contas, como também deixam a agência vulnerável a perder clientes antigos, já conquistados. Organização e agilização no atendimento são fatores decisivos não só para captar, mas para manter clientes. Foi diante dessas situações que fui buscar ferramentas como o WaSpeed.

O que muda quando você adota o WaSpeed na agência

Quando comecei a testar, percebi que a integração com o WhatsApp Web é o primeiro ganho. O WaSpeed não exige mudar de número nem de ambiente, ele apenas turbina a rotina já existente. Entre os fatores que mais me chamam atenção:

• Organização visual do funil de vendas, em um Kanban fácil de consultar
• Abas e etiquetas personalizadas para segmentar projetos, equipes ou clientes
• Agendamento e automação de mensagens para prospectar, nutrir ou cumprir follow-up
• Assistente de IA que atende (e também qualifica) os leads mesmo fora do horário comercial
• Mecanismos para respostas rápidas, status programados e integração de anotações no próprio WhatsApp

Na minha percepção, um dos pontos marcantes é a liberdade para organizar o atendimento de acordo com o perfil da agência: se trabalha com múltiplas marcas, squads ou consultores diferentes, basta criar abas setorizadas. Isso evita misturar conversas e dá gestão ao gestor, sem perder prazos ou leads na bagunça.

Como estruturar o atendimento de uma agência pelo WaSpeed

O processo, na prática, envolve algumas fases simples, mas poderosas. Aponto como costumo estruturar para obter os melhores resultados:

1. Organização dos contatos e projetos

A primeira etapa sempre foi separar clientes ativos, leads de propostas, contatos recorrentes e fornecedores. Com o sistema de abas e etiquetas do WaSpeed, consigo personalizar bem esse fluxo. Por exemplo:

• Aba “Prospects” para organizar leads novos ou vindos de campanhas
• Aba “Clientes Ativos” dividida por serviço (tráfego, social, inbound, design…)
• Aba “Pós-venda” só para contas fechadas, priorizando relacionamento

Dessa forma, cada conversa já entra no local certo, evitando confusão entre equipes ou clientes diferentes. A gestão visual, em colunas, permite saber quantos contatos estão em cada etapa. Recomendo ler sobre como um CRM para WhatsApp é importante para o resultado comercial.

2. Funil Kanban para vendas e relacionamento

O Kanban me surpreendeu: consigo ver, em tempo real, quem está aguardando resposta, quem recebeu proposta, quem precisa de um “empurrão”. Se antes eu usava planilhas, agora tudo fica visível, integrado ao histórico real da conversa.

É fácil arrastar o cartão do cliente entre as etapas e deixar comentários rápidos diretamente no painel.

3. Automatização: agendamentos, respostas rápidas e notificações

Um dos recursos que mais salvou tempo na agência é a automação de mensagens. Agendo follow-ups, programo interações de pós-venda, envio lembretes para leads frios, tudo sem precisar monitorar manualmente.

• Mensagem de apresentação automática para novos leads
• Notificações de reuniões, propostas e renovações
• Reativações inteligentes para quem ficou parado no funil

Além disso, os scripts de resposta rápida permitem fluxos padronizados: imagine trechos de contratos, textos de proposta ou respostas para dúvidas comuns gravados como atalhos. Isso agiliza demais o atendimento, especialmente se vários consultores usam a ferramenta ao mesmo tempo.

4. Integração de anotações e históricos

Registrar detalhes de cada conversa se tornou imprescindível para mim. No WaSpeed, insiro notas sobre preferências, histórico de objeções ou detalhes contratuais direto na interface. Assim, se outro colaborador assumir aquele atendimento, pode dar sequência sem pedir explicações ou esquecer dados importantes.

“Quem não anota, sempre esquece. Anotar salva vendas que seriam perdidas.”

Esse recurso também serve para auditoria e controle: se algum cliente reclamar ou surgir dúvida, basta revisar o histórico de notas sem esforço.

5. Automação com IA: atendimento veloz e 24×7

O WaSpeed oferece um assistente inteligente que responde dúvidas e qualifica leads mesmo quando estou offline ou o computador está desligado. Isso faz diferença quando precisamos capturar oportunidades fora do expediente.

• Atendimento automático para perguntas comuns (preços, prazos, propostas)
• Pré-qualificação: separa leads quentes dos frios
• Encaminhamento para humanos apenas quando necessário

O agente de IA entrega respostas imediatas e aumenta a satisfação dos contatos, reduzindo a sobrecarga de quem trabalha na linha de frente.

Dicas para um uso profissional em agências

Depois de rodar algumas dezenas de campanhas usando o WaSpeed, listei orientações práticas que fazem a diferença no cenário de agências. Algumas são óbvias, mas muita gente deixa pra depois e acaba complicando o fluxo:

• Defina claramente as personas das campanhas e use etiquetas específicas para cada projeto
• Configure mensagens automáticas para cada etapa crítica do funil (boas-vindas, envio de proposta, feedback, pós-venda)
• Padronize scripts de resposta rápida, evita retrabalho e erros de comunicação
• Adote horários de automação ajustados à sua rotina e à dos leads (com base em testes A/B ou preferência de cada nicho)
• Revise periodicamente as anotações dos clientes para segmentar comunicações e evitar que alguém “caia no limbo”

Essas dicas são frutos de experiência real e, se implementadas, tornam o atendimento mais leve e os resultados mais previsíveis.

Como integrar o WaSpeed a outras rotinas e plataformas?

No dia a dia de agência, pouca coisa é feita em ambiente isolado. Por isso, casamento com planilhas, ERPs, CRMs tradicionais ou software de gestão é prática comum. O WaSpeed permite exportar dados, segmentar contatos por tags e, principalmente, padronizar informações relevantes para outros times.

No meu caso, uso listas de transmissão para reuniões recorrentes, envio lembretes de pagamentos, compartilho status de campanhas e periodicamente importo/exporto leads para não perder dados em transferências entre plataformas.

Se sua agência ainda está na dúvida sobre como transformar o WhatsApp em canal profissional, recomendo consultar conteúdos como Descubra como parar de perder clientes no WhatsApp para clarear o impacto disso no faturamento e na retenção de contas.

Diferenciais estratégicos do WaSpeed para agências

Além das funções já citadas, percebo que o WaSpeed possui detalhes que resolvem dores específicas de agências de marketing:

• Licença por usuário não vinculada ao número do WhatsApp: flexibility total para quem cuida de várias contas ou projetos em paralelo
• Suporte especializado e atualizações regulares: essencial quando há novidades do WhatsApp ou surgem demandas de clientes
• Foco na conformidade e boa prática: evita bloqueios e mantém sua reputação frente a clientes e softwares de comunicação

“Gestão inteligente não é só vender, mas também manter o negócio saudável e em crescimento.”

Se quer ver outros exemplos concretos de automação e organização, recomendo olhar conteúdos do blog de automação para WhatsApp da própria ferramenta.

Dicas para agendar e estruturar campanhas no WhatsApp usando o WaSpeed

Se já trabalhou com campanhas massivas, sabe da importância de segmentar bem as listas, agendar disparos e automatizar respostas de acordo com o comportamento dos leads. O WaSpeed me permite:

• Montar grupos e listas segmentadas por tipo de serviço, status no funil ou interesse
• Agendar envios de mensagens promocionais, lembretes de renovação, ou conteúdos de pós-venda
• Programar mensagens de “aguardo retorno”, evitando ser invasivo ou inconveniente
• Configurar respostas automáticas específicas para horários fora do expediente, mantendo atendimento de qualidade 24×7 através do agente de IA

Caso queira se aprofundar nesse tema, um material rico está em organizar e automatizar vendas com CRM no WhatsApp.

Quando automatizar e quando humanizar?

Mesmo tendo incrível potencial automático e IA avançada, percebi que em muitos casos ainda faz sentido intercalar atendimento humano em etapas sensíveis: propostas personalizadas, onboarding, alterações contratuais ou gestão de crise. O segredo está em usar a automação para filtrar, qualificar, informar e acelerar, e reservar o humano para criar laço, negociar e encantar.

Minha prática é padronizar todos os primeiros contatos, FAQs e confirmação de interesse via respostas rápidas e IA. E, a partir do momento em que um lead mostra potencial, trago para mim ou para um consultor especializado aquele atendimento personalizado.

Benefícios concretos no dia a dia da agência

Após algum tempo operando com o WaSpeed, notei:

• Redução drástica da perda de leads por desorganização
• Mais rapidez para responder clientes, mesmo em horários atípicos
• Visão clara de todo o processo de vendas e entrega
• Facilidade repassar atendimentos e manter histórico nos casos de rotatividade da equipe
• Melhor experiência para o cliente final, que sente que está sendo acompanhado e priorizado

Esses resultados são comprovados não só pelos meus relatos, mas pelo aumento da expectativa dos clientes em relação a atendimento online, tema amplamente discutido em pesquisas como as do Estadão, por exemplo.

Para quem deseja entender mais detalhes sobre o universo de CRM, recomendo visitar a seção do blog do WaSpeed especialmente dedicada ao tema.

“Quem organiza, vende mais. E vende melhor.”

Conclusão: Transforme o atendimento da sua agência com o WaSpeed

Em minha experiência, o WaSpeed foi além de uma solução para mensagens: tornou-se um aliado estratégico na condução do relacionamento com clientes, qualificação de leads e automação do comercial. A personalização, o foco na organização e a automação inteligente criam um novo patamar para o WhatsApp: o aplicativo deixa de ser um campo de batalha e vira um canal limpo, seguro, escalável, e, acima de tudo, lucrativo.

Se você deseja dar este próximo passo e profissionalizar o atendimento da sua agência, convido a conhecer melhor o WaSpeed e experimentar o quanto uma rotina digital organizada pode transformar resultados.

Perguntas frequentes sobre o WaSpeed em agências de marketing

O que é o WaSpeed?

O WaSpeed é uma plataforma de CRM pensada especialmente para organizar, automatizar e profissionalizar o atendimento pelo WhatsApp. Não importa se você é consultor individual, agência ou pequeno empreendedor: ele reúne funções de CRM visual, funis de vendas, automação de mensagens e atendimento por inteligência artificial em uma única solução integrada ao WhatsApp Web.

Como o WaSpeed ajuda agências de marketing?

O WaSpeed permite separar contatos por projetos, organizar funis de vendas, agendar mensagens automáticas e acelerar respostas com scripts prontos, além de garantir atendimento automático 24 horas com agente de IA. Isso garante que leads não se percam, clientes não sejam esquecidos e o gestor tenha total controle de todo processo comercial. Assim, a rotina da agência fica mais leve e previsível.

Quanto custa usar o WaSpeed?

O modelo de negócios do WaSpeed é pautado em licença por usuário, não amarrando a ferramenta a um número de WhatsApp fixo, o que oferece flexibilidade. A política de valores e planos pode ser consultada diretamente no site oficial da plataforma ou junto ao time de suporte, que costuma responder rapidamente.

É seguro usar o WaSpeed nas campanhas?

Sim, pois o WaSpeed é desenvolvido seguindo boas práticas, priorizando privacidade, segurança dos dados e conformidade com as regras do WhatsApp. O foco da ferramenta é relacionamento e organização, e não práticas invasivas. Isso minimiza riscos e preserva o perfil comercial.

Quais são as principais funções do WaSpeed?

Entre os recursos que destaco estão: CRM visual em Kanban, criação de abas e etiquetas personalizadas, automação de mensagens e follow-ups, agendamento e status, anotação de histórico de clientes, gerenciamento de grupos e listas segmentadas, agente de IA integrado e suporte contínuo. Esses diferenciais tornam o atendimento mais prático, seguro e lucrativo para quem trabalha com marketing digital.